Auf das Vergabeverfahren finden im Wesentlichen folgende Rechtsvorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung:

• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
• Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV)
• Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO)

Weitere rechtliche Grundlagen sind der BMEL-Vergabeordnung zu entnehmen.

Zur einheitlichen Anwendung der Vergabevorschriften, zur Förderung des Wettbewerbs und von umweltfreundlichen Produkte, zur Vorbeugung von Korruption, zum wirtschaftlichen Einsatz der elektronischen Vergabe sowie zur Abwendung von Vergabebeschwerden, ist für die Auftragsvergaben des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums eine Zentrale Vergabestelle-BMEL (ZV-BMEL) bei der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) eingerichtet worden.

Grundlage ist die Vergabeordnung für den Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Diese und weitere Informationen sind im Servicebereich der ZV-BMEL unter der Rubrik "Allgemeine Informationen" (www.ble.de/bt) abrufbar. Die Zugangsdaten können Sie bei Ihrer jeweiligen Vergabestelle erhalten. 

Vergabeverfahren, welche durch die Bedarfsträger eigenständig durchgefügt werden, sind ebenfalls unter Beachtung der BMEL-Vergabeordnung durchzuführen.

Die ZV-BMEL führt alle Vergabeverfahren ab einem geschätzten Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) durch. Siehe hierzu auch BMEL-Vergabeordnung Ziffer 3.4 und BLE-Vergaberegelung u.a. Ziffer 1.1.3. Unterhalb dieser Schwelle führen die Bedarfsträger die Verfahren eigenständig durch.

Der Beschaffungsprozess ist grundsätzlich immer identisch und richtet sich nach der BMEL-Vergabeordnung. Der Prozess besteht grundsätzlich aus (1) der Vorbereitungsphase der Vergabeunterlagen, (2) der Angebotsphase, (3) der Prüfungs- und Wertungsphase sowie (4) der Zuschlagserteilung, welche das Prozessende darstellt.

Die Prozessdauer ist von mehreren Faktoren abhängig. Bei Vergabeverfahren auf Grundlage der UVgO wird mit durchschnittlich vier Monaten von Eingang des Beschaffungsantrags bei der ZV-BMEL bis Zuschlagserteilung ausgegangen. Bei Vergabeverfahren auf Grundlage der VgV ist mit durchschnittlich sechs Monaten zu kalkulieren.

Den genannten Prozesszeiten liegen bereits vorgegebene rechtliche Fristen (zum Beispiel Angebotsfrist) und ein gewisser Zeitansatz für die Angebotsauswertung zugrunde. Hinzu kommen die Zeitansätze für die Abstimmung der Vergabeunterlagen und auch die Abstimmung zu Sachfragen nach Veröffentlichung der Unterlagen.

Die ZV-BMEL führt Vergabeverfahren ab einem Auftragswert von 25.000 Euro als zentraler Dienstleister durch. Beschafft werden Liefer- und Dienstleistungen sowie Konzessionen und freiberuflichen Leistungen. Nicht beschafft werden Bauleistungen.

Zudem werden die Bedarfsträger durch die Kompetenzstelle Nachhaltige Beschaffung im Geschäftsbereich des BMEL (KNB-BMEL) umfassend zu dem Thema Nachhaltigkeit (weitere Informationen siehe Abschnitt 8 "Nachhaltige Beschaffung") beraten.

Weiterhin ist die ZV-BMEL bestrebt, Bedarfe in Rahmenvereinbarungen zu bündeln und für mehrere Bedarfsträger zugänglich zu machen, so dass Einzelausschreibungen nicht immer notwendig sind. In diesem Zusammenhang wird die ZV-BMEL also als Zentrale Beschaffungsstelle tätig.

Zukünftig wird die ZV-BMEL zudem bei wiederkehrenden Leistungen die Bedarfsträger bei der Überwachung der Vertragslaufzeiten unterstützen und rechtzeitig auf die Auslösung einer neuen Beschaffung hinwirken.

Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Auftragnehmern, um die Bedingungen für spätere Einzelaufträge festzulegen.

Rahmenvereinbarungen können speziell für eine bestimmte Einrichtung ausgeschrieben werden, aber auch für den BMEL-GB über die ZV-BMEL oder für die Bundesverwaltung über die vier zentralen Beschaffungsstellen (Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM), Beschaffungsamt des BMI (BeschA), Generalzolldirektion (GZD), Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw), welche im Kaufhaus des Bundes (siehe nächste Frage) mit vorgeschalteter Bedarfserhebung zum Abruf eingestellt werden.

Die Bedarfserhebungen erfolgen mittels des Bedarfserhebungstools (BET) des Beschaffungsamtes.

Das Kaufhaus des Bundes ist eine elektronische Einkaufsplattform für Behörden und Einrichtungen des Bundes. Vier Zentrale Beschaffungsstellen bündeln die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung auf Grundlage von Bedarfserhebungen und schließen Rahmenvereinbarungen über Standardprodukte und -dienstleistungen mit den Unternehmen ab.

Die öffentliche Verwaltung bestellt Waren und Dienstleistungen über das KdB direkt online beim Lieferanten beziehungsweise Dienstleister: www.kdb.bund.de.

Abgeschlossene IT-Rahmenvereinbarungen beziehungsweise alle Rahmenvereinbarungen des Bundes sind im Kaufhaus des Bundes (KdB) unter der Rubrik "Rahmenvereinbarungen" einsehbar.

Geplante und laufende IT-Rahmenvereinbarungen werden in einer Road-Map (RV-Road-Map) aufgeführt. Diese ist ebenfalls im KdB einsehbar (Rubrik "RV-Road-Map") oder auf der Seite des Beschaffungsamtes beim Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI):

https://www.bescha.bund.de/DE/ElektronischerEinkauf/ZentralstelleITBeschaffung/RahmenvertragsRoadmap/rahmenvertragsroadmap_node.html.

Rahmenvereinbarungen der Zentralen Vergabestelle im Geschäftsbereich des BMEL (ZV-BMEL) sind im Servicebereich (www.ble.de/bt) einsehbar.

Grundsätzlich ist eine abrufberechtigte Behörde verpflichtet aus der passenden Rahmenvereinbarung abzurufen. Dies ist in Ziffer 18.2 der BMEL-Vergabeordnung vorgeschrieben. 

Ausnahmen sind gemäß Maßnahme IV Punkt 2 g) des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit nur nach vorheriger Information der Rahmenvertragshalter möglich, wenn weitergehende Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigt werden sollen.

Gemäß Ziffer 5 der BMEL-Vergabeordnung melden die Bedarfsträger die für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Vergabeverfahren bis zum 30.11 eines jeden Jahres an die ZV-BMEL. Die Meldungen sind eine für die ZV-BMEL wichtige Planungsgrundlage. 

Für die Meldung ist das jeweils aktuellste Dokument aus dem Servicebereich der ZV-BMEL (www.ble.de/bt) zu verwenden.

Die Bedarfsträger prüfen ihre Verfahrensvoranmeldungen zudem quartalsweise und senden eine mögliche Aktualisierung bis zum 10. des darauffolgenden Monats an die ZV-BMEL. Eine Fehlanzeige, wenn die ursprüngliche Anmeldung unverändert gültig ist, ist erforderlich.

Gemäß § 20 UVgO bzw. § 28 VgV darf vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens der öffentliche Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen.

Eine Markterkundung kann durch Internetrecherche oder direkte Ansprache von Unternehmen erfolgen. Im Rahmen der Markterkundung dürfen unverbindliche Preisinformation, nicht aber verbindliche Angebote von Unternehmen eingeholt werden. Im Falle einer gewünschten Direktvergabe (= Verhandlungsverfahren/-vergabe ohne Teilnahmewettbewerb) an EIN Unternehmen, ist eine abschließende Markterkundung zwingend erforderlich. Die diesbezüglichen Hinweise und Rundschreiben der ZV-BMEL sind zu beachten.

§ 7 Abs. 2 Satz 1 Bundeshaushaltsordnung (BHO) schreibt für alle "finanzwirksamen Maßnahmen" angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor. Finanzwirksam ist jede Maßnahme, die Einnahmen oder die Ausgaben des Bundeshaushaltes unmittelbar oder mittelbar beeinflusst. Die häufigste aber nicht einzige finanzwirksame Maßnahme in der BLE ist die Beschaffung (Einkauf) von Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Vergabeverfahren oder mittels Abruf aus bestehenden Rahmenvereinbarungen.

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist stets von derjenigen Organisationseinheit durchzuführen, die mit der Maßnahme befasst ist.

Mit dem Formular Beschaffungsantrag beauftragt der Bedarfsträger die ZV-BMEL mit der Durchführung eines Vergabeverfahrens. In diesem Beschaffungsantrag sind wichtige Informationen für die ZV-BMEL, damit ein Vergabeverfahren ordnungsgemäß dokumentiert und zielorientiert bearbeitet werden kann. Siehe auch Frage 2. 2.

Grundsätzlich sind alle Entscheidungen und Anforderungen, die nicht dem Regelverfahren entsprechen und spezielle Anforderungen, welche über gesetzliche Regelungen hinausgehen, zu dokumentieren.

In der Regel betrifft dies folgende Punkte:

• Abweichung vom Regelverfahren (Öffentliche Ausschreibung, offenes Verfahren)
• Alleinstellungsmerkmal (vgl. Ausführungen im ZV-BMEL Rundschreiben 01/2020)
• Produktspezifische Anforderungen
• Forderung einer über die Sachmängelhaftung hinausgehende Garantie
• Sicherheitsleistungen
• Namentliche Benennung von Personal
• Ausnahmsweise Nichtberücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten

Grundsätzlich nein, denn die Vorgabe eines bestimmten Produkts oder Anbieters schränkt den Wettbewerb ein. Nur ausnahmsweise und mit entsprechender überprüfbarer Begründung darf ein bestimmtes Produkt vorgegeben werden. Die Gründe sind vom Bedarfsträger ausführlich und allgemeinverständlich gemäß dem Rundschreiben 01/2020 der ZV-BMEL zu begründen. Hierbei sind immer die Dokumentationsaufwände zu berücksichtigen, die bei einer Abweichung entstehen.

Grundsätzlich nein, denn auch dies würde gegen den Wettbewerbsgrundsatz verstoßen. Die Vergabe an ein bestimmtes Unternehmen ist gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO bzw. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV nur ausnahmsweise möglich. An diesen Ausnahmetatbeständen werden jedoch hohe Anforderungen gestellt. Wie diese zu begründen sind, ist ausführlich im Rundschreiben 01/2020 der ZV-BMEL ab Seite 4 beschrieben.

Weitere Informationen können zudem dem Rundschreiben 02/2022 der ZV-BMEL entnommen werden. 

Die Rundschreiben können auch im Servicebereich der ZV-BMEL (www.ble.de/bt) unter der Rubrik "Rundschreiben der Zentralen Vergabestelle-BMEL" eingesehen werden.

Diese Verfahrensarten ermöglichen Verhandlungen über die Auftragsbedingungen mit den Unternehmen. Diese Vergabeart kann mit oder ohne einen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. In letzterem Fall werden nur vorher ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine Durchführung ist daher wegen der wettbewerbseinschränkenden Wirkung nur ausnahmsweise zulässig. In Betracht kommt diese Verfahrensart zum Beispiel bei Aufträgen zu konzeptionellen oder innovativen Lösungen sowie wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder entsprechenden Risiken zusammenhängen, eine vorherige Verhandlung erfordert. Zu denken wäre auch an diese Vergabeart, wenn es aufgrund der Besonderheiten des Bedarfs keinen Wettbewerb gibt (sogenanntes Alleinstellungsmerkmal).

Grundsätzlich ist bei diesen Vergabearten eine Verhandlung geboten. Sollte jedoch die Möglichkeit offengehalten werden, dass das Angebot bereits ohne Verhandlung zuschlagsfähig ist, ist ein entsprechender Hinweis vorab in die Vergabeunterlagen bei allen Verhandlungsvergaben mit aufzunehmen.

Die Schwellenwerte ergeben sich aus § 106 GWB. Demnach ergeben sich folgende für die ZV-BMEL maßgeblichen Schwellenwerte (Stand: 11/2024):

Liefer- und Dienstleistungen:

• oberste und obere Bundesbehörden: 143.000 Euro
• übrige öffentliche Auftraggeber (Zuwendungsempfänger): 221.000 Euro
• besondere und soziale Dienstleistungen: 750.000 Euro

Die maßgeblichen Schwellenwerte europäischen Wettbewerbsrechts werden turnusmäßig alle zwei Jahre geprüft und angepasst.

Die CPV-Nomenklatur schafft ein einheitliches Klassifikationssystem für das öffentliche Beschaffungswesen, durch das die Referenzsysteme vereinheitlicht werden sollen. Sie werden von den öffentlichen Auftraggebern verwendet, um den Gegenstand der Beschaffung zu beschreiben. Die öffentlichen Auftraggeber müssen den Code finden, der so präzise wie möglich dem Beschaffungsvorhaben entspricht.

Auch wenn öffentliche Auftraggeber gelegentlich mehrere Codes auswählen müssen, ist es wichtig, dass sie einen einzigen Code für den Titel der Auftragsbekanntmachung auswählen. Falls die CPV-Nomenklatur nicht präzise genug ist, muss der öffentliche Auftraggeber sich auf die Abteilung, Gruppe, Klasse oder Kategorie beziehen, die dem beabsichtigten Beschaffungsvorhaben am ehesten entspricht - einen allgemeineren Code, der zulässig sein kann, weil dieser mehr Nullen aufweist.

Die CPV-Codes können unter https://ted.europa.eu/de/simap/cpv eingesehen werden. Für die Suche nach CPV-Codes wird auch eine Suchmaschine angeboten, welche eine Unterstützung sein kann: https://www.cpvcode.de/.

Der Beschaffungsantrag muss per E-Mail durch die Vergabesachbearbeitungen der Bedarfsträger an beschaffung@ble.de gesendet werden. Die hausinternen Zeichnungsbefugnisse sind zu beachten.

Für BLE-Verfahren: Der Beschaffungsantrag muss per E-Mail durch die Leitung (ggf. Stellvertretung) der Anfordernden Stelle gezeichnet und an beschaffung@ble.de gesendet werden.

Die Leistungsbeschreibung ist in der Regel ein zentraler Teil der Vergabeunterlagen. Die Leistungsbeschreibung (teilweise auch der Vertragsentwurf genannt) ist zudem die Grundlage für den späteren Vertrag. In diesem Dokument wird der Leistungsgegenstand sowie die Ausführungsbedingungen (zum Beispiel Vertragslaufzeit, Ausführungsbedingungen, Nutzungsrechte, etc.) beschrieben.

Gerne können vor Erstellung einer Leistungsbeschreibung Orientierungsmuster/ Beispiele in der zur Verfügung gestellten Verfahrensübersicht im Servicebereich herausgesucht und bei der ZV-BMEL erfragt werden. Für Lieferleistungen steht ein Musterliefervertrag zur Verfügung.

Die ZV-BMEL achtet bei der Erstellung der Vergabeunterlagen auf die vergaberechtlich korrekte Umsetzung und Dokumentation der geforderten Kriterien und Anforderungen sowie auf Plausibilität.

Die ZV-BMEL bearbeitet ein Vergabeverfahren entsprechend der DIN ISO 9001 Zertifizierung. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Qualitätssicherung der Unterlagen gelegt, die in verschiedenen Instanzen geprüft werden. Dieses Vorgehen ist zudem aus Korruptionspräventionsgründen (Vier-Augen-Prinzip) geboten. Daher werden teilweise verfahrenslenkende Hinweise von mehreren Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten gegeben. Die ZV-BMEL ist jedoch stets bemüht, die Abstimmung so wenig aufwändig wie möglich für die Kunden zu gestalten.

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens, also schon ab Eingang des Beschaffungsantrages bei der ZV-BMEL bis zur Zuschlagserteilung, darf kein Kontakt mit potentiellen Bietern aufgenommen werden. Die Kommunikation erfolgt aufgrund der Transparenz und Gleichbehandlung ausschließlich über die ZV-BMEL. Anfragende Bieter sind daher grundsätzlich an die ZV-BMEL zu verweisen und es dürfen keine Fragen von den Bedarfsträgern direkt an die Bieter beantwortet werden.

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens haben Bieter die Möglichkeit nach Veröffentlichung der Bekanntmachung bis zur Angebotsfrist Fragen zum Vergabeverfahren zu stellen. Die Beantwortung dieser Fragen ist im Rahmen der Gleichbehandlung allen Interessierten direkt und uneingeschränkt verfügbar zu machen.

Bieterfragen sind grundsätzlich schnellstmöglich zu beantworten. Je nach Frage/n und Restlaufzeit bis zur Angebotsabgabe ist individuell zu entscheiden, ob die Angebotsfrist gegebenenfalls verlängert wird, damit alle Interessierte ausreichend Zeit haben, um auf die Beantwortung zu reagieren.

Die Öffnung erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist mittels Herunterladen der Angebote von der e-Vergabe-Plattform durch das zuständige Vergabeteam.

Bei der sich anschließenden Prüfung wird zwischen vier Wertungsstufen unterschieden:

1. Stufe: Formale Prüfung

2. Stufe: Eignungsprüfung des Bieters

3. Stufe: Prüfung der Angemessenheit der Preise

4. Stufe: Prüfung der Wirtschaftlichkeit

1. Formale Angebotsprüfung:
   Sie ist von der ZV-BMEL, jedoch unter Einschaltung des Bedarfsträgers zum Zwecke der fachlichen Prüfung, durchzuführen.
2. Eignungsprüfung:
   Sie ist ebenfalls von der ZV-BMEL, jedoch unter Einschaltung des Bedarfsträgers zum Zwecke der materiellen Prüfung der Eignungsnachweise, durchzuführen.
3. Prüfung der Angemessenheit der Preise:
   Sie obliegt dem Bedarfsträger. Der Bedarfsträger muss prüfen, ob ein Angebot im Verhältnis zur ausgeschriebenen Leistung ungewöhnlich hoch oder niedrig ist oder ob ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung vorliegt. 
   Eine Überprüfung sollte nach den Vorgaben der Rechtsprechung in jedem Fall immer dann erfolgen, wenn der Preisabstand mindestens 20 % zum nächstteureren Angebot beträgt, sofern der Bieter anhand der Wertungskriterien für eine Zuschlagserteilung in Frage kommt. Branchenspezifisch kann eine Prüfpflicht auch schon bei einem geringeren Abstand ausgelöst werden.
   Sollte ein Missverhältnis festgestellt werden, wird die ZV-BMEL eine Aufklärung vornehmen.
4. Wirtschaftlichkeitsprüfung (Anwendung der im Vorfeld des Vergabeverfahrens erstellten Wertungsmatrix):
   Sie obliegt ebenfalls dem Bedarfsträger.

Sollte im Rahmen der Wertung von Angeboten eine Kontaktaufnahme mit dem Bieter notwendig sein (Aufklärung oder Nachforderung von fehlenden Angebotsinhalten), so erfolgt diese ausschließlich durch die ZV-BMEL. 

Die ZV-BMEL prüft das Wertungsergebnis des Bedarfsträgers auf dessen Plausibilität und die einheitliche Anwendung der Wertungsmatrix, die in den Vergabeunterlagen festgelegt wurde. Daher kann es auch in dem Zusammenhang noch zu Rückfragen kommen und das vorläufige Wertungsergebnis dem Bedarfsträger zwecks Überarbeitung erneut übermittelt werden. 

Gemäß § 6 UVgO bzw. § 8 VgV ist ein Vergabeverfahren fortlaufend zu dokumentieren. Dies schließt die Begründung für die Entscheidung des wirtschaftlichsten Angebotes mit ein. Zudem kann es Qualitätsanforderungen geben (zum Beispiel eine Mindestpunktzahl), die festgelegt wurden, damit nur qualitative Angebote bzw. Anbieter einen Zuschlag erhalten. In diesem Fall wird dies anhand der Wertungsmatrix festgestellt und dokumentiert.

Es ist, soweit die vorgegebene Skontofrist eingehalten wird (siehe Teilnahmebedingungen), immer die Angebotssumme abzüglich Skonto zu werten.

Das hängt von der jeweiligen Verfahrensart ab. In Regelverfahren wäre die grundsätzliche Antwort: Nein! Bei Öffentlichen Ausschreibungen oder offenen Verfahren ist ein Angebot mit Abweichungen von den Vorgaben der Vergabeunterlagen zwingend auszuschließen.

Anders sieht dies bei Verhandlungsvergaben oder -verfahren aus. Dort könnte über das Angebot gegebenenfalls verhandelt werden (siehe Frage 5.7).

In diesem Fall ist das Vergabeverfahren aufzuheben. Vom Bedarfsträger ist anschließend zu entscheiden, ob ein neues Vergabeverfahren (mit gegebenenfalls angepassten Vergabeunterlagen) zur Bedarfsdeckung durchgeführt werden soll.

Grundsätzlich ist das Vergabeverfahren das Instrument, um das wirtschaftlichste Angebot im Wettbewerb zu identifizieren. Das gemäß Wertungsmatrix auf Platz 1 liegende Angebot ist daher grundsätzlich auch wirtschaftlich. Der Auftraggeber ist allerdings vergaberechtlich nicht zur Zuschlagserteilung eines einmal eingeleiteten Verfahrens durch Zuschlag verpflichtet. Eine Aufhebung des Verfahrens ist jederzeit möglich. Sie ist jedoch nur rechtmäßig, wenn ein formaler Aufhebungsgrund vorliegt. Liegt ein solcher nicht vor, könnten Bieter Schadenersatzansprüche geltend machen und so den Bundeshaushalt belasten.

Eine rechtmäßige Aufhebung kommt in Betracht, wenn keine verwertbaren Angebote vorliegen (zum Beispiel nach formalen Ausschlüssen, siehe Frage 5.1), sich die Grundlage der Vergabe nach Veröffentlichung geändert hat oder die Vergabe kein wirtschaftlichstes Ergebnis erzielen kann. Letzteres ist denkbar, wenn selbst das Mindestangebot den anzunehmenden Marktpreis deutlich überschreitet oder keine ausreichenden Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.

Die Vielzahl der möglichen Konstellationen kann mit einer kurzen Antwort hier nicht abgedeckt werden. Wenn die beschriebe Situation in Ihrem Fall möglicherweise gegeben ist, sprechen Sie das zuständige Team gerne an. Möglich ist aber immer nur die Aufhebung des gesamten Verfahrens und nicht einzelner Angebote. Einen Ausschluss einzelner zu teurere Angebote kennt das Vergaberecht so nicht. Dies ist nur bei nicht auskömmlichen Angebote vorgesehen (siehe Frage 5.1).

Grundsätzlich ist bei diesen Vergabearten eine Verhandlung geboten. Sollte jedoch die Möglichkeit offengehalten werden, dass das Angebot bereits ohne Verhandlung zuschlagsfähig ist, ist ein entsprechender Hinweis vorab in die Vergabeunterlagen bei allen Verhandlungsvergaben mit aufzunehmen (vgl. Ziffer 17 BMEL-Vergabeordnung).

Verhandlungen werden grundsätzlich durch die ZV-BMEL durchgeführt. Die entsprechenden Informationen, welche Leistungsbestandteile wie verhandelt werden sollen, sind durch die Bedarfsträger bereitzustellen. Je nach Verhandlungsgegenstand wird der Bieter zur Abgabe eines neuen elektronischen Angebotes aufgefordert. Die Frist bis ein Zuschlag erteilt werden kann verlängert sich entsprechend.

Ob eine Präsentation, bei der die angebotene Leistung/Dienstleistung im Vorfeld vom Bieter vorgestellt wird, sinnvoll oder notwendig ist, kommt auf den jeweiligen Einzelfall an und kann nicht pauschal beantwortet werden. 

Soweit in einem Vergabeverfahren der Zuschlag nicht lediglich auf das preisgünstigste Angebot erteilt werden soll, könnte die Präsentation in gewissen Konstellationen bei der Ermittlung des besten Preis-Leistungsverhältnisses berücksichtigt werden. 

Nicht in allen Vergabeverfahren eignet sich die Präsentation allerdings als Instrument. Daher hat der Bedarfsträger wegen der mit der Durchführung verbundenen Aufwände und Risiken eine ausführliche Begründung mit der Antragstellung beizubringen, warum ein Verfahren ohne Präsentation fachlich unzweckmäßig ist. Die abschließende Entscheidung über die Durchführung unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen obliegt der ZV-BMEL. Bei förmlichen Verfahren (zum Beispiel Offenes Verfahren, Öffentliche Ausschreibung) ist eine sogenannte wertende Präsentation in der Regel nicht geeignet.

Die ZV-BMEL hat hierzu eine Arbeitshilfe mit weitergehenden Hinweisen erstellt, die im Servicebereich der ZV-BMEL (www.ble.de/bt) abgerufen werden kann. Der Bedarfsträger stellt sicher, dass die Vorgaben der Arbeitshilfe (insb. zur Dokumentation und Zusammensetzung des Gremiums unter Teilnahme mind. einer Vergabesachbearbeitung des Bedarfsträgers) eingehalten werden.

Der Zuschlag wird von der ZV-BMEL auf das wirtschaftlichste Angebot nach Maßgabe der Vergabeunterlagen erteilt. Die Grundlage ist des auf Plausibilität überprüften Wertungsergebnisses des Bedarfsträgers. Der Zuschlag oder die Aufhebung beendet das Vergabeverfahren.

Der Vertrag ist mit Zuschlagserteilung geschlossen und gültig. Die jeweiligen Ausführungsfristen oder Laufzeiten sind dem jeweiligen Vertragswerk zu entnehmen.

Der Fachbereich/ die Anfordernde Stelle darf ab Erteilung des Zuschlags durch die ZV-BMEL mit dem Auftragnehmer Kontakt aufnehmen.

Der Auftraggeber ist ab Zuschlagserteilung für Vertragsabwicklung, Betreuung, Controlling, Auftragsänderungen und Neuausschreibung zuständig. Die ZV-BMEL bearbeitet lediglich das Vergabeverfahren, das durch den Zuschlag (oder Verfahrensaufhebung) seinen Abschluss findet.

Nach Zuschlagserteilung sollte vom Auftraggeber Kontakt zum Auftragnehmer aufgenommen werden. Weiterhin ist der Vertrag/ die Rahmenvereinbarung durch den Auftraggeber deklaratorisch zu unterzeichnen und an den Auftragnehmer zu übersenden.

Grundsätzlich ist jede wesentliche Änderung von Aufträgen/ Verträgen mittels eines neuen Vergabeverfahrens zu beauftragen, es sei denn, es ist eine Ausnahme zulässig. Diese Ausnahmen sind in § 47 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) beziehungsweise § 132 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. 

Bei Auftragsänderungen mit einem geschätzten Volumen ab 25.000 Euro netto ist gemäß Ziffer 13.4 der BMEL-Vergabeordnung die ZV-BMEL für die Entscheidung, ob ein neues Vergabeverfahren erforderlich ist, vorab zu beteiligen. Sollte die Auftragsänderung ohne erneutes Vergabeverfahren möglich sein, wird diese dann vom jeweiligen Auftraggeber eigenständig vorgenommen.

Sofern der ursprüngliche Auftrag von der ZV-BMEL (durch Zuschlagserteilung nach einem Vergabeverfahren) vergeben wurde, ist der ZV-BMEL eine Kopie der vorgenommenen Auftragsänderung oder Wahrnehmung von Optionen als "Nachtrag zum Vertrag" (an: beschaffung@ble.de) zuzuleiten.

 Im Servicebereich der ZV-BMEL (www.ble.de/bt) steht eine Checkliste zur Prüfung der Zulässigkeit von Auftragsänderungen ohne neues Vergabeverfahren während der Vertragslaufzeit zur Verfügung.

Gemäß dem geltenden Vergabe- und Haushaltsrecht (§ 97 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) beziehungsweise § 2 Absatz 3 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)) gilt, dass Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte bei der Vergabe berücksichtigt werden.

Konkrete einzuhaltende nachhaltige Verpflichtungen, Ziele und Maßnahmen zur öffentlichen Beschaffung finden sich zum Beispiel in der Maßnahme IV "Beschaffung" des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit – Weiterentwicklung 2021 "Nachhaltigkeit konkret im Verwaltungshandeln umsetzen", dem Klimaschutzgesetz (KSG), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung klimafreundlicher Leistungen (AVV Klima) und im Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG).

Mögliche Nachhaltigkeitsaspekte sollen vor der Einleitung eines Beschaffungsprozesses bei der Bedarfsanalyse, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und Markterkundung identifiziert werden. Zweckmäßige Aspekte wären im Vergabeprozess als Eignungsanforderungen (§ 49 Absatz 2 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV)), in der Leistungsbeschreibung (§ 31 Absatz 3 VgV) beziehungsweise als Ausführungsbedingungen (§ 128 Absatz 2 Satz 3 GWB) und/ oder als Zuschlagskriterien (§ 127 Absatz 1 Satz 3 GWB, § 58 Absatz 2 VgV, § 59 VgV) vorzugegeben.

Umweltbezogene Aspekte beziehen sich direkt auf das zu beschaffende Produkt, dessen Produktion, Lieferung, Nutzung und auch Entsorgung (beziehungsweise Recycling(-fähigkeit). Sie haben das Ziel, dass die gewählte Lösung in der Gesamtschau möglichst umweltfreundlich und möglichst geringe, negative Umweltauswirkungen mit sich bringt. Konkrete umweltbezogene Nachhaltigkeitsaspekte sind zum Beispiel: 

• Reparaturfähigkeit, 
• geringer Ressourceneinsatz, 
• Verwendung gesundheitsunbedenklicher Materialien bzw. Verbot gesundheitsschädlicher Stoffe, 
• weniger und/oder recycelte Verpackung, 
• Energieeffizienz und führen zu reduzierten Treibhausgas- und Schadstoffemissionen, verringerten Ressourceneinsatz und/oder 
• verringertes Abfallaufkommen.  

Im Gegensatz zu umweltbezogenen (produktbezogenen) Kriterien sind soziale Aspekte normalerweise nicht direkt am Produkt erkennbar. In den meisten Fällen beziehen sich soziale Aspekte auf den Herstellungsprozess (Arbeitsbedingungen) oder die Auslieferung eines Produktes beziehungsweise die direkte Leistungserbringung (bei Dienstleistungen). Es geht also üblicherweise um die Bedingungen, unter denen die Leistung erstellt beziehungsweise erbracht wird. Beispiele für soziale Nachhaltigkeitsaspekte sind 

• die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationale Arbeitsorganisation (ILO), 
• die Sorgfaltspflichten im Produktionsprozess, 
• Barrierefreiheit, 
• Regelungen zur Arbeitssicherheit, 
• Regelungen zum Gesundheitsschutz oder 
• dass Produkte entsprechend der Anforderungen des fairen Handels angebaut wurden.

Zumeist handelt es sich bei Innovationen um den erstmaligen Einsatz von in anderen Branchen oder Einsatzfeldern bereits bewährten Produkten und Techniken (marktgängige Innovationen). Die Innovation kann auch mit dem Einsatz einer neuartigen Technologie oder eines neuartigen Geschäftsmodelles verbunden sein, die es auf dem Markt noch nicht gibt (nicht marktgängige Innovation). Innovative Produkte und Dienstleistungen können konkrete Verbesserungen bei den Verwaltungsabläufen, der Erhöhung der Dienstleistungsqualität oder der Nutzerfreundlichkeit mit sich bringen.

Sollte eine Beschaffung erforderlich sein, sind folgende nachhaltige Alternativen zur Bedarfsdeckung zu prüfen und die wirtschaftlichste Handlungsalternative zu bestimmen (vgl. § 13 Absatz 2 Klimaschutzgesetz (KSG) und § 2 Absatz 2 AVV Klima): 

• Möglichkeit der Bedarfsdeckung über eine Rahmenvereinbarung im KdB mit Abrufberechtigung, die Nachhaltigkeitsaspekte (diese sind entsprechend gekennzeichnet) umfassend berücksichtigt,
• Erwerb eines gebrauchten Produktes anstatt Kauf eines neuen Produktes, 
• Erwerb eines Ausstellungs- oder Vorführgerätes anstatt eines Neugerätes, 
• Miete oder Leasing anstatt Kauf, wenn nur ein kurzzeitiger Bedarf besteht, 
• nachhaltige Alternativprodukte anstatt "konventioneller" (zum Beispiel aus recycelten oder nachwachsenden Rohstoffen, umweltfreundlich hergestellt, aus nicht gesundheitsschädlichen oder langlebigen und wiederverwertbaren Rohstoffen), 
• ein Multifunktionsprodukt, das mehrere Bedarfe abgedeckt.

Zudem sind folgende Fragen zu stellen:

• Sind alle Ausstattungselemente beziehungsweise Funktionen notwendig oder kann auf einzelne verzichtet werden?
• Gibt es soziale und ökologische Herausforderungen?
• Wie hoch sind die Klimaauswirkungen, der Energieverbrauch und die Treibhausgasemissionen des Leistungsgegenstandes während des Lebenszyklus? 
• Gibt es eine klimafreundliche, energieeffiziente Systemlösung?

Es gilt: Auftraggeber dürfen – unter Beachtung des Vergabegrundsatzes der Nichtdiskriminierung – selber entscheiden, welchen Leistungsgegenstand sie beschaffen möchten, um den Bedarf zu decken (Leistungsbestimmungsrecht). 

Bei der Markterkundung, bei der man sich im Vorfeld einer Beschaffung eine Übersicht über Erzeugnisse, Bezugsquellen, Verfahren, mögliche Gütezeichen und Nachweisformen oder auch über die potentiellen Bieter, die für die Leistungserbringung geeignet sind, verschafft, sind insbesondere nachhaltige Alternativen zu recherchieren, zum Beispiel über:

• das Webportal "Kompass Nachhaltigkeit": https://www.kompass-nachhaltigkeit.de/
• die Produktübersicht des Öko-Instituts e.V. über umweltverträgliche Produkte: https://www.oeko.de/
• die Plattform für biobasierte Produkte und Hersteller der Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e. V. (FNR) "Die nachwachsende Produktwelt": https://www.die-nachwachsende-produktwelt.de/ 
• die Produktwelt des Blauen Engels: https://www.blauer-engel.de/de/produktwelt 

Die Leistungsbeschreibung kann so viele Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte enthalten, wie vom Auftraggeber gewünscht. Diese können sich gemäß § 31 Absatz 3 VgV bzw. § 23 Absatz 2 UVgO auch "auf den Prozess oder die Methode zur Herstellung oder Erbringung der Leistung oder auf ein anderes Stadium im Lebenszyklus des Auftragsgegenstands einschließlich der Produktions- und Lieferkette beziehen, auch wenn derartige Faktoren keine materiellen Bestandteile der Leistung sind". 

Mögliche Aspekte, welche gegebenenfalls jeweils einzelfallbezogen ausgeführt/ konkretisiert werden müssen, sind zum Beispiel:

• Anforderungen an das Design: zum Beispiel reparaturfreundlich, mit handelsüblichem Werkzeug zu öffnen, zur Nachrüstung geeignet, modular, wiederverwendbar
• Vorgabe eines bestimmten Materials: zum Beispiel (mindestens x %) Recyclingmaterial/nachwachsende Rohstoffe, zertifiziertes Holz, aus biologischem Anbau
• Anforderungen an das Herstellungs-/ Produktionsverfahren: zum Beispiel energieeffiziente, rohstoffschonende Produktionsmethoden 
• Ge-/Verbote bestimmter Varianten, Inhaltsstoffe, Materialien: zum Beispiel kein Einweggeschirr, keine Konfliktrohstoffe, Rohstoffe nicht fossilen Ursprungs, Recyclingmaterialien
• Bedingungen an die Ausführung des Auftrages: zum Beispiel gebündelte, CO2-neutrale Anlieferung, recycelte Verpackung, geringe Dosierung der Reinigungsmittel, Rücknahme von Abfall
• Rücknahme und fachgerechte Entsorgung von Verpackungen beispielsweise von Geräten nach Beendigung der Nutzungszeit 
• digitale Kommunikation und Abstimmungen
• soziale Aspekte, die Beschäftigungs- und Arbeitsbedingungen der in die Auftragserfüllung eingebundenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer betreffen, wie zum Beispiel Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen, Durchführung von Sicherheitsunterweisungen oder regelmäßige Mitarbeiterschulungen

Hier sind die Angaben von Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet, oder die Forderung von bestimmten Systemen oder Normen der Qualitätssicherung und des Umweltmanagements (zum Beispiel EMAS, ISO 14001 oder vergleichbar) zum Beleg der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 46 Absatz 3 Nr. 7 und § 49 VgV zulässig. Daneben können nachhaltigkeitsrelevante Aspekte, wie zum Beispiel: 

• Referenzen über erbrachte Leistungen mit Umweltbezug (vgl. § 46 Absatz 1 Nr. 1 VgV),
• technische Ausrüstung, wie zum Beispiel emissionsarme Geräte, die bei der Leistungserbringung zum Einsatz kommen (vgl. § 46 Absatz 1 Nr. 3 VgV) oder
• spezielle Überwachungssysteme für Lieferketten (vgl. § 46 Absatz 1 Nr. 4 VgV) 

im Rahmen der Eignung gefordert und überprüft werden.

Es gilt jedoch immer, dass die Eignungskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen müssen und im Hinblick auf Umfang und Art des Auftrags angemessen sind (Grundsatz der Verhältnismäßigkeit). Zudem muss ein hinreichender Verbreitungsgrad der Zertifizierung bei dem zu erwartenden Bieter- beziehungsweise Bewerberkreis erwartet werden, damit die Festlegung den Wettbewerb nicht unverhältnismäßig einschränkt.

Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Maßgebend sind dabei neben dem Preis Zuschlagskriterien, die sich auch auf umwelt-, klimaschutz- und energieeffizienzrelevante, qualitative oder soziale Aspekte beziehen können.

Voraussetzung ist, dass die Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen (siehe hierzu auch § 127 Abs. 3 GWB/ § 43 UVgO) und der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit eingehalten wird sowie (gegebenenfalls inklusive Unterkriterien) mit der vorgesehenen Gewichtung in den Vergabeunterlagen bekannt gemacht werden. 

Demnach ist es möglich, den Energieverbrauch, Treibhausgas- und/ oder Geräuschemissionen, den Recyclinganteil, die Verwendung eines nachhaltigen Verpackungsmaterials, die Reparaturmöglichkeit des zu beschaffenden Produkts, soziale Anforderungen an den Leistungsgegenstand wie die Barrierefreiheit, Maßnahmen des Umweltmanagements oder ein zu beschaffendes Produkt, das etwa aus fairem Handel oder ökologischer Landwirtschaft stammt, im Rahmen der Angebotswertung zu berücksichtigen.

Zudem sind zur Berechnung der Kosten gemäß § 4 Absatz 4 der AVV Klima neben den Anschaffungskosten die voraussichtlichen Kosten, die mit der zu beschaffenden Leistung während ihres Lebenszyklus in Verbindung stehen (Lebenszykluskosten - LZK) zu berücksichtigen. Hierzu zählen die geschätzten Gesamtkosten für Konstruktion, Entwicklung, Produktion, Betrieb, Wartung, Instandhaltung und Entsorgung. § 59 VgV regelt Inhalt und Anforderungen der Methode zur Berechnung von LZK. 

Ausnahmen hiervon sind nur möglich, wenn einer der in § 4 Absatz 4 Satz 5 AVV Klima genannten Fälle zutrifft.

Als Nachweis/Beleg für die Erfüllung von in den Vergabeunterlagen verpflichtend oder freiwillig geforderten Nachhaltigkeitsaspekten stehen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Gütezeichen – hierzu zählen Umwelt- und Sozialzeichen, Siegel, Zertifikate
• Zertifizierungen
• Eigenerklärungen
• Prüfberichte von Dritten
• Kopien relevanter Dokumente
• Nachweise von Kontrollbesuchen
• die Offenlegung der Lieferketten
• Berichte von Audits 
• Mitarbeiterschulungen

Weitere Informationen dazu sind Kapitel 3 des Anhang A des "Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen im Geschäftsbereich (GB) des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL)" zu entnehmen.

Weitere Informationen zur nachhaltigen Beschaffung, Musterformulierungen und weiterführende Informationsangebote sind dem "Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen im Geschäftsbereich (GB) des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL)" zu entnehmen und im Servicebereich der ZV-BMEL (www.ble.de/bt) unter "Nachhaltigkeit" abrufbar. Zudem bieten folgende Internetauftritte vielfältige Informationen zur nachhaltigen Beschaffung und praxiserprobte Mustervorlagen:

• webbasierte Informationsplattform der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung im Beschaffungsamt des BMI (KNB): https://www.nachhaltige-beschaffung.info   
• Informationsdienst des Umweltbundesamtes (UBA): http://www.umweltbundesamt.de/themen/wirtschaft-konsum/umweltfreundliche-beschaffung 
• Webportal "Kompass Nachhaltigkeit": https://www.kompass-nachhaltigkeit.de/
• Plattform der Fachagentur für nachwachsende Rohstoffe (FNR): https://einkauf.fnr.de/
• Schulungen zur nachhaltigen Beschaffung bieten insbesondere die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung im Beschaffungsamt des BMI (KNB) und die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BaköV). 

Die KNB-BMEL (nachhaltigebeschaffung@ble.de.de; Telefon: 0228-6845-3990) steht den Bedarfsträgern jederzeit beratend und unterstützend zur Seite.